Plánovač produktivity: Ako prevziať kontrolu nad svojim časom a úlohami

Potrebujete zvýšiť produktivitu? Poradíme vám, ako na to.

Každý z nás má viac a menej produktívne obdobia. Niekedy vieme pracovať takmer na 100% a inokedy sa ledva dokážeme postaviť z postele, či odložiť z ruky telefón a donútiť sa aspoň sa obliecť. Osobná produktivita by sa dala definovať ako čas strávený zmysluplným vykonávaním úloh, ktoré nás majú viesť k stanoveným cieľom.

Nedávne prieskumy ukazujú, že priemerný pracujúci človek je z 8 hodinovej pracovnej zmeny produktívny len niečo málo pod tri hodiny. Dnešná doba a konkrétne moderné technológie spôsobujú, že sme neustále bombardovaní informáciami, správami, reklamami a mnohokrát viac či menej dôležitými požiadavkami, ktoré odvádzajú našu pozornosť od prioritných činností. Stále tak prepíname medzi jednotlivými úlohami a nakoniec nič nie je spravené načas a nedorobená práca sa začína kopiť. Kopenie práce potom vedie k ešte väčšej nechuti a častejšej prokrastinácii.

Netreba sa však báť, podobný scenár pozná takmer každý a keby naň neexistovalo riešenie, tento svet by vyzeral ináč. Našťastie máme k dispozícii niekoľko techník a pomôcok, ktoré nám môžu pomôcť zvládnuť nával úloh, lepšie si zorganizovať čas, zvýšiť tak produktivitu a celkový dobrý pocit zo seba samého a dobre vykonanej práce. Pozrime sa na ne.

Plánovač produktivity

Plánovač produktivity je jedným z nástrojov, ktorý nám vie pomôcť organizovať si úlohy, lepšie si určovať ich prioritu, jasne definovať ciele a maximalizovať produktivitu.

Existujú rôzne druhy plánovačov produktivity. Najčastejšie však bývajú v papierovej forme alebo vo forme rôznych aplikácií. Každá forma má svoje pre a proti, my vám odporúčame používať najmä tie papierové, pretože jedným z najväčších zabijakov produktivity sú sociálne siete a rôzne neustále vyskakujúce notifikácie na vašom telefóne, ktorým sa nevyhnete, ak budete používať plánovač vo forme aplikácie. Navyše písaním na papier sa nám informácie lepšie ukladajú do podvedomia ako pri ich zapisovaní na telefón alebo počítač.

Čo by mal obsahovať plánovač produktivity?

Aby bol plánovač produktivity naozaj užitočný a nešlo len o papier či aplikáciu, do ktorej si budete bezcieľne zaznamenávať vaše úlohy a odškrtávať ich naplnenie, mal by poskytovať priestor na aplikovanie ďalších overených metód na zvyšovanie produktivity. Preto hľadajte plánovač, ktorý bude mať niektoré alebo všetky nasledujúce funkcie.

My sme si pre vás pripravili denný a týždenný plánovač na stiahnutie, ktorý si môžete doma vytlačiť a začať pracovať na zlepšení produktivity a rýchlejšom dosahovaní cieľov.

Na stiahnutie: Denný a týždenný plánovač

Stanovenie cieľov

Nastavenie si cieľov je kľúčovým pre produktivitu. Vďaka správnemu nastaveniu si cieľov a ich prioritizácii si dokážete správne identifikovať najdôležitejšie aspekty vášho života a uprednostniť ich. Často chceme stihnúť všetko, ale málokedy je to naozaj možné. Práve preto je dôležité vedieť určiť, ktoré činnosti a úlohy nás nikam neposúvajú a čo najskôr sa ich zbaviť.

Keď si správne nastavíte ciele, budete sa cítiť spokojnejší a produktívnejší a naozaj toho viac postíhate. Sekcia stanovovania cieľov vo vašom plánovači produktivity by vás mala vedieť previesť celým procesom, od vizualizácie vášho cieľa až po jeho dosiahnutie.

Ideálny plánovač by mal mať miesto na spísanie dôvodov prečo je pre vás daný cieľ dôležitý, na načrtnutie, ako by mal výsledný cieľ vyzerať, miesto na naplánovanie si jednotlivých menších sekcii, ktoré povedú ku dosiahnutiu cieľa, miesto na spísanie si potrebných zdrojov na jeho dosiahnutie a komplikácii, ktoré treba prekonať. Tiež by nemala chýbať časová os, ktorá bude monitorovať progres ku dosiahnutiu cieľa, ako aj dátumy, ktoré ste si stanovili na jeho dosiahnutie.

Metóda Warrena Buffeta

Pri určovaní cieľov vám môže pomôcť aj metóda slávneho miliardára a filantropa Warrena Buffeta. Údajne ide o radu, ktorú raz dal svojmu pilotovi, keď sa ho pýtal čomu má dať vo svojej kariére prioritu.

• 1. Napíšte si zoznam svojich 25 cieľov.
• 2. Skontrolujte tento zoznam a zakrúžkujte svojich 5 najdôležitejších cieľov.
• 3. Teraz oddeľte tieto dva zoznamy tak, že vašich 5 najlepších cieľov je na zozname A a ďalších 20 na zozname B.

Vyhnite sa zoznamu B za každú cenu, kým nesplníte všetkých svojich 5 hlavných cieľov na zozname A.

Na stiahnutie: Metóda Warrena Buffeta

Blokovanie a sledovanie času

Na to, aby ste vedeli, koľko času vám jednotlivé úlohy zaberajú, je potrebné vedieť si váš čas odsledovať a všetky zistenia si vedieť zaznamenať. Ak neviete, ako trávite váš čas, nebudete vedieť ani, ako si ho zorganizovať.

Blokovanie času vám zase pomôže lepšie plánovať a spravovať svoj čas po tom, čo ste si ho už dôkladne odsledovali. Blokovanie času je proces určovania toho, čo dokončíte vo vami nastavených blokoch počas dňa. Ide o rezervovanie si časového úseku, v ktorom budete venovať pozornosť špecifickej aktivite a všetky ostatné aktivity dáte na daný čas bokom.

Dôležité je vedieť si určiť optimálne trvanie jednotlivých blokov, pretože ani sústrediť sa nedokážete večne. Odsledujte si preto aj koľko času dokážete venovať plne sústredený vašim úlohám a berte na to ohľad pri určovaní blokov.

Produktivita sa mení aj počas dňa a každý má iný čas, kedy má dostatok energie. Pre niekoho to môže byť ráno tesne po zobudení, iní majú najproduktívnejšie časy až po niekoľkých hodinách, prípadne večer. Odpozorujte svoje cykly a na bloky, ktoré plánujete na ťažšie úlohy s veľkou prioritou, si rezervujte na svoj najproduktívnejší čas.

Organizér projektov úloh a nápadov

Keď sa snažíte koncentrovať na jednu úlohu, častokrát sa vám stane, že vám napadnú myšlienky, ktoré súvisia s úlohami, na ktorých práve nepracujete. Preto je potrebné mať miesto, kam si tieto nápady rýchlo napíšete, aby ste na ne nezabudli, ale aby ste zároveň neprestali pracovať na aktuálnej úlohe, na ktorú ste si vyhradili špecifický blok. Uistite sa, že vám váš organizér takéto miesto ponúka, aby ste zmätočne neprechádzali z úlohy na úlohu.

Flexibilita

Váš plánovač úloh by mal byť flexibilný, keďže aj vaše projekty a úlohy sa môžu zo dňa na deň meniť. Niektoré týždne vám bude na plánovanie stačiť týždenný prehľad úloh, iné budete potrebovať denný prehľad, do ktorého si budete môcť detailne rozpísať poznámky ku každej z nich. Je preto dobré, keď plánovač ponúka viacero možností zápisu.

Takisto aj vy si nechávajte priestor na zmeny, nie vždy ide všetko podľa plánov a malé zádrhy vás majú inšpirovať a priniesť ponaučenie, nie vás odradiť.

Priestor pre poznámky a reflexiu

Mať možnosť zhodnotiť, čo fungovalo a čo nie, je jedným z kľúčových cvičení na vylepšenie produktivity. Bohužiaľ, niektoré týždne môžu byť tak hektické, že na spätné hodnotenie už nezostáva čas. Každopádne, ak si viete nájsť čas na reflexiu, môže to veľmi pozitívne ovplyvniť vaše budúce projekty. Pri reflexii sa treba zamyslieť nad tromi základnými vecami - čo fungovalo, čo nefungovalo a čo môžem spraviť na vylepšenie v budúcnosti.

Ako s plánovačom pracovať

Keď už ste si našli vhodný plánovač produktivity, treba sa naučiť, ako ho správne naplno využívať. Pozrime sa na zopár rád a techník, ktoré by ste si mali osvojiť.

Vytvorte si realistické ciele a zbytočne veci nekomplikujte

Mnoho ľudí si myslí, že do plánovaču produktivity stačí “nahádzať” všetky úlohy, ktoré máte spraviť. Tento prístup však nie je veľmi šťastný a spôsobí, že budete mať jeden nekončiaci list úloh, ktoré budú vyzerať mätúco a v skutku vám to vo vašej organizácii vôbec nepomôže.

Vytvorte si realistický plán, nezapisujte si všetky úlohy, ktoré vám napadnú, a ktoré nepotrebujú nejakú špeciálnu pozornosť, len preto, aby ste ich mohli po pár minútach odškrtnúť ako splnené.

Eisenhowerova matica

Na kategorizáciu úloh môžete použiť tzv. Eisenhowerovu maticu, preslávenú najmä z knihy 7 návykov skutočne efektívnych ľudí od Stephena R. Coveya. Pomocou tejto metódy si rozdeľte úlohy do štyroch základných skupín podľa naliehavosti a dôležitosti. Nakreslite si os, kde na ľavej strane budú dva kvadranty naliehavých úloh a na pravej menej naliehavých úloh. Vrchné kvadranty zahŕňajú dôležité úlohy a tie spodné nedôležité úlohy.

• Vzniknú tak 4 kvadranty :
• 1. Naliehavé a dôležité úlohy
• 2. Nenaliehavé dôležité úlohy
• 3. Naliehavé nedôležité úlohy
• 4. Nenaliehavé nedôležité úlohy

1. Kvadrant - Hneď urobiť

Keď na svojom zozname úloh uvidíte úlohu, ktorú musíte urobiť hneď, má jasné dôsledky a ovplyvňuje vaše dlhodobé ciele, umiestnite ju do tohto kvadrantu.

O tom, ktoré úlohy spadajú do tohto kvadrantu, by nemalo byť pochýb, pretože práve tieto úlohy vás najviac stresujú a najviac zamestnávajú vašu myseľ.

2. Kvadrant - Naplánovať na neskôr

Sem umiestnite úlohy, ktoré nie sú naliehavé, ale sú stále dôležité. Keďže tieto úlohy ovplyvňujú vaše dlhodobé ciele, ale nie je potrebné ich vykonať hneď, môžete si ich naplánovať na neskôr.

Tieto úlohy budete riešiť hneď po tom, ako sa pustíte do úloh v prvom kvadrante.

3. Kvadrant - Delegovať

Sem dávate úlohy, ktoré sú naliehavé, ale nie dôležité. Tieto úlohy musia byť dokončené v najbližšej dobe, ale neovplyvňujú vaše dlhodobé ciele.

Keďže k týmto úlohám nemáte osobný vzťah a ich dokončenie pravdepodobne nevyžaduje vaše špecifické zručnosti, môžete tieto úlohy delegovať na iných členov svojho tímu. Delegovanie úloh je jedným z najefektívnejších spôsobov, ako riadiť svoju pracovnú záťaž a poskytnúť vášmu tímu príležitosť rozšíriť svoje zručnosti.

4. Kvadrant - Vymazať

Keď si prejdete zoznam úloh a pridáte úlohy do prvých troch kvadrantov, všimnete si, že niekoľko úloh zostalo nezaradených. Sú to úlohy, ktoré neboli naliehavé alebo dôležité.

Tieto nedôležité, nie naliehavé rozptýlenia vám jednoducho bránia v dosahovaní vašich cieľov. Umiestnite tieto zostávajúce položky na váš zoznam úloh do štvrtého kvadrantu, ktorým je kvadrant „vymazať“.

Táto metóda patrí k jedným z najefektívnejších a najpopulárnejších metód a jej osvojenie vám výrazne uľahčí prácu na vašej produktivite.

Úlohy jednotlivých kvadrantov potom môžete farebne odlíšiť vo vašom zozname úloh, alebo vo vašom kalendári, aby ste mali okamžitú vizuálnu informáciu, ktorého kvadrantu sa úloha alebo naplánovaný meeting týka

Na stiahnutie: Eisenhowerova matica

Technika Pomodoro

Pri práci na jednotlivých úlohách vám môže pomôcť aj tzv. technika Pomodoro. Ide o jednoduchú metódu riadenia času, založenú na 25-minútových úsekoch sústredenej práce prerušovaných päťminútovými prestávkami. Dlhšie prestávky, zvyčajne 15 až 30 minút, sa robia po štyroch po sebe nasledujúcich pracovných intervaloch. Každý pracovný interval sa nazýva pomodoro, podľa kuchynského budíka v tvare paradajky, ktorý používal vynálezca tejto metódy, na meranie jednotlivých časových úsekov.

Táto technika je vhodná pre zachovanie konštantného sústredenia. Počas 25 minútových produktívnych intervalov by sme mali mať vypnuté telefóny, nastavený status “nerušiť” na pracovnom počítači a telefóne a snažiť sa eliminovať akékoľvek vonkajšie vzruchy, ktoré by nás mohli vyrušiť od koncentrácie. Pokiaľ úloha vyžaduje viac ako 25 minút, môžeme ju rozložiť na viac pomodoro etáp. Samozrejme, aj tu treba byť flexibilný a ak sme v čase plánovanej prestávky v zóne hlbokého sústredenia, produktívny čas neprerušíme, naopak predĺžime ho.

Každé takéto predĺženie by sme potom mali kompenzovať aj dlhšou prestávkou. Počas prestávok vám neodporúčame venovať sa sociálnym sieťam, ani žiadnym podobným činnostiam. Mali by byť venované reálnemu oddychu, alebo prechádzke či krátkej meditácii.

Technika mindfulness produktivity

Mindfulness produktivitu možno definovať ako vedomú prítomnosť v tom, čo robíte, počas toho, ako to robíte, v spojení s riadením vašich mentálnych a emocionálnych stavov. Ide o pokojné uznanie a prijatie vašich pocitov a myšlienok počas práce alebo tvorivých aktivít. Je to spôsob, ktorý vám poskytne nový pohľad na prácu, život a tvorivý proces. Mindfulness techniky vám môžu pomôcť tešiť sa z práce a lepšie porozumieť sebe. Okrem toho, pre kladenie dôrazu na sledovanie vašich pocitov počas výkonu práce, vám môže pomôcť správne identifikovať stresové obdobia a vyhnúť sa vyhoreniu.

Existuje niekoľko spôsobov, ako môžete do svojho pracovného dňa vložiť stratégie mindfulness, aby ste mohli podávať čo najlepší výkon a zároveň riadiť svoje duševné zdravie. Tu je desatoro zásad mindfulness produktivity.

• 1. Osloboďte sa od minulých a budúcich starostí - nenechajte minulosť formovať vašu budúcnosť a nenechajte sa ovládnuť strachom z budúcnosti. Žite pre prítomný okamih.
• 2. Pozorujte svoje myšlienky a emócie v práci - uvedomujte si svoje myšlienky a emócie, dajte im priestor a nehanbite sa za ne. Spracujte ich a vráťte sa k práci.
• 3. Dostaňte sa do “flow” stavu - “flow” stav je stav úplného sústredenia a extra produktivity. Existujú rôzne dychové metódy, ktoré vám pomôžu sa do tohto stavu dostať.
• 4. Vyhnite sa multitaskingu - ľudia nie sú dobrí v multitaskingu, preto ak chcete byť produktívny, robte radšej jednu vec a poriadne.
• 5. Analyzujte vašu prokrastináciu - porozumenie prečo prokrastinujete je prvým krokom k tomu, aby ste neprokrastinovali.
• 6. Kultivujte zvedavosť - ak chcete byť produktívny a kreatívny, uistite sa, že vás stále ženie zvedavosť. Pozorujte svet, nájdite si čas na učenie, pýtajte sa a nič neberte ako samozrejmosť.
• 7. Vytvorte si mindset rastu - mindset rastu znamená, že veríte, že veci ako IQ či vaše schopnosti nie sú dané, ale neustále sa vyvíjajú. Tento mindset (stav mysle) je veľmi dôležitý, aby sme nezostali zaseknutí a neustále sa zdokonaľovali.
• 8. Využívajte metakognitívne stratégie - rozmýšľajte nad rozmýšľaním a učte sa o učení
• 9. Vnímajte svoje pracovné prostredie - všímajte si vaše pracovné prostredie a skúste ho prispôsobiť vašim potrebám.
• 10. Dávajte si prestávky na vnímanie - využívajte vaše prestávky na oddych, na vďaku za maličkosti, na meditácie, správne dýchanie a vnímanie svojho okolia.

Existuje mnoho metód, ktoré vám môžu pomôcť zvýšiť vašu produktivitu, tie najpopulárnejšie z nich sme vám predstavili v našom článku. Pre ktorú sa rozhodnete je už na vás, najdôležitejšie je však chcieť zmenu uskutočniť a dôsledne a pravidelne zvolené metódy využívať. Samo sa nič nespraví a bez vašej snahy a tvrdej práce sa výsledky nedostavia. Držíme vám palce.